Penyuapan merupakan masalah serius yang dapat merusak integritas bisnis, merugikan perusahaan dan masyarakat secara menyeluruh. Sebagai perusahaan yang beroperasi dalam bidang distribusi produk farmasi dan aneka produk kesehatan lainnya, PT Kimia Farma Trading dan Distribution (KFTD) memiliki tanggung jawab besar dalam memastikan bahwa praktik penyuapan tidak terjadi dalam operasinya.ย
Dalam upaya ini, Fungsi Kepatuhan dan Anti Penyuapan (FKAP) memainkan peran vital dalam mengembangkan, menerapkan, dan memantau kebijakan dan prosedur yang bertujuan untuk mencegah penyuapan dan mempromosikan praktik bisnis yang etis.
Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan (FKAP) dalam Mencegah Penyuapan di KFTD
FKAP merupakan forum internal yang terdiri dari berbagai unit di KFTD, seperti Audit Internal, Compliance, Legal, Procurement, dan Internal Control. Forum ini berfungsi sebagai wadah koordinasi, komunikasi, dan kolaborasi dalam meningkatkan efektivitas sistem pencegahan dan penanganan kecurangan, termasuk tindak penyuapan.
FKAP memiliki tugas dan komitmen utama terhadap penegakan anti-penyuapan di lingkup internal KFTD. Manajemen puncak akan menugaskan FKAP dengan wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut:
- Mengelola risiko terkait penyuapan di perusahaan
Salah satu langkah penting yang diambil oleh FKAP adalah mengembangkan kebijakan dan prosedur yang jelas yang mengatur interaksi dengan pihak ketiga, termasuk pemasok, pelanggan, dan mitra bisnis. Kebijakan ini mencakup larangan terhadap penerimaan atau pemberian suap, hadiah, atau insentif lainnya yang mengarah pada konflik kepentingan atau penyuapan.
- Memberikan pelatihan terkait risiko penyuapan pada karyawan
Pelatihan ini mencakup pemahaman tentang undang-undang anti-penyuapan yang berlaku, konsekuensi dari pelanggaran, serta tindakan yang harus dilakukan jika karyawan menemui situasi yang mencurigakan atau menghadapi tekanan untuk terlibat dalam praktik yang tidak etis.
- Memonitor dan audit secara berkala
FKAP juga melakukan monitoring dan audit secara teratur untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang ada. Audit ini dapat mencakup pemeriksaan dokumen, wawancara dengan karyawan, dan evaluasi terhadap transaksi keuangan untuk mendeteksi potensi tanda-tanda penyuapan atau perilaku yang tidak etis.
- Menangani pelanggaran praktik penyuapan
FKAP bertanggung jawab untuk menyelidiki berbagai pelanggaran praktik penyuapan di KFTD dengan cermat, melindungi pelapor dan mengambil tindakan disiplin yang sesuai terhadap pelaku pelanggaran. Selain itu, FKAP juga bekerja sama dengan pihak berwenang untuk menyelidiki dan menindaklanjuti kasus-kasus penyuapan yang melibatkan pihak eksternal jika diperlukan.
Peran Aktif FKAP dalam Mencegah Praktik Penyuapan
Terkait dengan implementasinya, FKAP didukung oleh sumber daya yang sesuai, termasuk pendelegasian tugas kepada tim yang memiliki kompetensi, independensi, tanggung jawab, dan status yang selaras.ย
Guna memastikan dan menjamin bahwa FKAP telah melakukan semua tanggung jawab dalam mencegah tindak penyuapan yang terjadi di KFTD, KFTD a memberi akses secara cepat dan langsung kepada manajemen puncak dan dewan pengarah ketika terdapat isu penting dan masih ada kaitannya dengan SMAP atau penyuapan.ย
Secara keseluruhan, FKAP memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga integritas perusahaan dan memastikan bahwa operasi bisnis dilakukan dengan cara yang etis dan sesuai dengan hukum.ย ย